Polityka prywatności

H/Advisors Ltd, spółka należąca do Grupy Havas, zwana dalej: H/Advisors, przywiązuje dużą wagę do ochrony Państwa prywatności i danych osobowych.

H/Advisors („my”, „nasze”, „Administrator”) przywiązuje dużą wagę do ochrony Państwa danych osobowych i prywatności. Zachęcamy do uważnego zapoznania się z niniejszą Polityką ochrony danych („Polityka”). Niniejsza Polityka zawiera informacje na temat naszych praktyk w zakresie ochrony danych i prywatności oraz sposobu, w jaki H/Advisors gromadzi i wykorzystuje Państwa dane osobowe.

Niniejsza Polityka jest łatwo dostępna na naszej stronie internetowej. H/Advisors zdecydowanie popiera podstawowe prawa do prywatności i ochrony danych, a także przestrzeganie krajowych i międzynarodowych przepisów dotyczących prywatności, w szczególności Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”), ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy Prawo komunikacji elektronicznej oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Niniejsza Polityka ma zastosowanie do wszystkich podmiotów H/Advisors, które gromadzą, przetwarzają, wykorzystują, przekazują i przechowują dane osobowe.

Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest:

H/Advisors Global Ltd,

3 Pancras Sq, Londyn, N1C 4AG, Wielka Brytania

E-mail: [email protected]

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z Administratorem pod wskazanymi powyżej danymi kontaktowymi.

W przypadku, gdy H/Advisors działa w ramach grupy kapitałowej, poszczególne podmioty mogą występować jako odrębni administratorzy lub współadministratorzy danych osobowych – każdorazowo w zakresie wynikającym z relacji biznesowej.

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod adresem e-mail: [email protected].

(e-mail IOD – punkt kontaktowy ds. ochrony danych osobowych)

Jak przetwarzamy Państwa dane osobowe

H/Advisors szanuje prawa każdej osoby do ochrony jej prywatności i danych osobowych. H/Advisors będzie przestrzegać następujących zasad podczas przetwarzania Państwa danych osobowych:

Przetwarzanie Państwa danych osobowych w sposób uczciwy, zgodny z prawem i przejrzysty;
Gromadzenie Państwa danych osobowych w określonych, uzasadnionych celach i nieprzetwarzanie ich w sposób niezgodny z tymi celami;
Gromadzenie Państwa danych osobowych, które są istotne i nie wykraczają poza cele, dla których są gromadzone i wykorzystywane. Możemy anonimizować dane osobowe, gdy jest to wykonalne i właściwe, w zależności od charakteru danych i ryzyka związanego z zamierzonymi zastosowaniami;
Przechowywanie danych osobowych i zapewnienie ich dokładności oraz, w razie potrzeby, aktualizacji Podejmiemy uzasadnione kroki w celu sprostowania lub usunięcia danych, które są niedokładne lub niekompletne;
Przechowywanie danych osobowych tylko tak długo, jak jest to konieczne do celów, dla których zostały zebrane i przetworzone;
Przetwarzanie Państwa danych osobowych zgodnie z prawami przysługującymi osobom fizycznym;
Podejmowanie odpowiednich technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa w celu zapewnienia bezpieczeństwa Państwa danych oraz zapobiegania nieuprawnionemu dostępowi, niezgodnemu z prawem przetwarzaniu oraz nieuprawnionej lub przypadkowej utracie, zniszczeniu lub uszkodzeniu danych osobowych;
Przetwarzanie Państwa danych osobowych wyłącznie wtedy, gdy istnieje ku temu odpowiednia podstawa prawna, w tym w szczególności na podstawie: zgody, wykonania umowy, obowiązku prawnego oraz prawnie uzasadnionego interesu Administratora po przeprowadzeniu testu równowagi.

Jakie dane są gromadzone?

Pełniąc funkcję administratora danych, H/Advisors gromadzi i przetwarza Państwa dane osobowe po odpowiednim poinformowaniu Państwa o tym fakcie. Dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osoba możliwa do zidentyfikowania to osoba, którą można zidentyfikować bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności na podstawie identyfikatora lub jednego lub kilku czynników charakterystycznych dla jej tożsamości fizycznej, fizjologicznej, psychicznej, ekonomicznej, kulturowej lub społecznej.

Niniejsza Polityka nie obejmuje danych, które stały się anonimowe, to jest, gdy osoby fizyczne nie są już możliwe do zidentyfikowania lub są możliwe do zidentyfikowania jedynie przy nieproporcjonalnie dużym nakładzie czasu, kosztów i pracy. Jeśli dane anonimowe staną się możliwe do zidentyfikowania lub jeśli używane są pseudonimy pozwalające na identyfikację osób fizycznych, wówczas zastosowanie ma niniejsza Polityka.

Decyzja o ujawnieniu nam danych osobowych należy do Państwa. Jeśli jednak zdecydują się Państwo tego nie robić, możemy nie być w stanie świadczyć określonych usług lub udzielić odpowiedzi na zapytanie.

Zasadniczo Państwa dane osobowe są zbierane bezpośrednio od Państwa, ale mogą być również zbierane od stron trzecich, w szczególności od naszych partnerów biznesowych, klientów, organizatorów wydarzeń, operatorów platform społecznościowych lub z publicznie dostępnych źródeł, takich jak LinkedIn lub rejestry przedsiębiorców. W przypadku pozyskiwania danych niebezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, informujemy dodatkowo, że dane mogą pochodzić z: platform reklamowych (Meta, LinkedIn, Google), systemów CRM i partnerów biznesowych,
formularzy leadowych, publicznie dostępnych źródeł internetowych.

Rodzaje danych osobowych, które przetwarzamy, obejmują:

dane kontaktowe: na przykład imię, nazwisko, pseudonim, płeć, nazwa firmy, stanowisko, adres e-mail, adres pocztowy, numer telefonu;

dokumenty/dane identyfikacyjne: na przykład dane paszportowe, gdy organizujemy podróż w Państwa imieniu, zdjęcia, profile w mediach społecznościowych;

dane zawodowe: na przykład wykształcenie i doświadczenie zawodowe w przypadku osób ubiegających się o pracę, stanowisko, firma macierzysta lub inne dane aplikacyjne;
dane logowania i dane techniczne: adres IP, identyfikatory internetowe, informacje o urządzeniu i przeglądarce, pliki logów serwera, dane o sesji, czas i źródło wizyty, identyfikatory reklamowe;
dane dotyczące przeglądania stron i wyrażone preferencje: ruch i historia przeglądania stron internetowych H/Advisors, dane z plików cookie i innych technologii śledzących;
dane marketingowe i analityczne: informacje dotyczące aktywności użytkownika, zainteresowania usługami H/Advisors, historii komunikacji oraz preferencji marketingowych;
dane konkursowe: na przykład imię i nazwisko, dane kontaktowe, lokalizacja oraz – w stosownych przypadkach – dowód potwierdzający wiek (w szczególności pełnoletność);
dane związane z udziałem w naszych wydarzeniach i/lub programach: na przykład informacje biograficzne, kwalifikacje, doświadczenie zawodowe i pracodawca, wizerunek, nagrania audio i podobizna, w tym także utrwalone podczas webinarów, na zdjęciach lub nagraniach z wydarzeń, kamer CCTV – jeśli wydarzenie odbywa się w naszej siedzibie, informacje z mediów społecznościowych, informacje medyczne (np. dotyczące alergii) istotne dla udziału, poglądy/zainteresowania wyrażone podczas udziału, inne informacje przekazane podczas webinarów lub wydarzeń lub w związku z udziałem w tych wydarzeniach;
dane rekrutacyjne: dane zawarte w CV, portfolio lub innych dokumentach aplikacyjnych.

Co do zasady nie przetwarzamy szczególnych kategorii danych osobowych, chyba że jest to niezbędne do organizacji wydarzenia lub wynika z przepisów prawa.

Ogólnie rzecz biorąc, z pewnymi wyjątkami, korzystanie ze stron internetowych H/Advisors oraz stron H/Advisors w sieciach społecznościowych jest zarezerwowane dla osób pełnoletnich.

Administrator regularnie analizuje ryzyka związane z przetwarzaniem danych osobowych oraz aktualizuje stosowane środki bezpieczeństwa adekwatnie do poziomu ryzyka.

Cel, podstawa prawna i okres przechowywania danych

Cele	Podstawa prawna	Okres przechowywania
Zarządzanie relacjami z klientami i realizacja umów	Wykonanie umowy oraz obowiązek prawny	Na okres obowiązywania umowy oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń
Zarządzanie relacjami z partnerami i dostawcami	Wykonanie umowy oraz uzasadniony interes H/Advisors	Na okres obowiązywania współpracy oraz do upływu terminów przedawnienia
Zarządzanie aplikacjami i procesami rekrutacyjnymi	Wykonanie umowy, obowiązek prawny lub zgoda	Przez okres trwania rekrutacji, a w przypadku zgody na przyszłe rekrutacje – do 2 lat
Zarządzanie komunikacją produktową i instytucjonalną	Uzasadniony interes H/Advisors	Na okres trwania komunikacji oraz obowiązujące terminy przedawnienia
Marketing bezpośredni własnych usług, marketing B2B i działania reklamowe	Uzasadniony interes H/Advisors oraz – w przypadkach wymaganych przepisami – zgoda	Do czasu wniesienia sprzeciwu lub cofnięcia zgody
Subskrypcja newsletterów	Zgoda	Do czasu wycofania zgody lub rezygnacji z subskrypcji
Zarządzanie plikami cookie i innymi narzędziami śledzącymi	Zgoda i/lub uzasadniony interes H/Advisors	Na okresy określone w Polityce Cookies
Zarządzanie i realizacja zapytań kontaktowych	Uzasadniony interes H/Advisors	Na czas niezbędny do obsługi zapytania, nie dłużej niż 12 miesięcy
Raportowanie, analityka oraz zabezpieczanie dostępu do stron internetowych	Uzasadniony interes H/Advisors	Od 6 miesięcy do maksymalnie 1 roku
Formalności administracyjne i prawne oraz zwalczanie oszustw	Obowiązek prawny lub uzasadniony interes H/Advisors	Na okres wymagany przepisami prawa
Korzystanie z praw dotyczących danych osobowych	Obowiązek prawny	Przez okres wymagany przepisami prawa
Udział w wydarzeniach, webinarach i programach	Wykonanie umowy, zgoda lub uzasadniony interes H/Advisors	Na czas trwania wydarzenia/programu oraz działań następczych
Publikacja relacji z wydarzeń, zdjęć i nagrań	Zgoda lub uzasadniony interes H/Advisors	Do czasu wycofania zgody lub skutecznego wniesienia sprzeciwu
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń	Uzasadniony interes H/Advisors	Do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń

W przypadku sporów lub postępowań dane mogą być przechowywane do czasu ich prawomocnego zakończenia.

Marketing, profilowanie i narzędzia analityczne

H/Advisors może wykorzystywać dane osobowe do prowadzenia działań marketingowych związanych z promocją własnych usług, w tym marketingu bezpośredniego B2B.

W ramach prowadzonych działań możemy korzystać z narzędzi dostarczanych przez podmioty trzecie, w szczególności dostawców usług analitycznych, reklamowych, CRM, marketing automation oraz operatorów platform społecznościowych.

Możemy również prowadzić działania związane z remarketingiem, analizą aktywności użytkowników oraz personalizacją treści marketingowych, w szczególności z wykorzystaniem narzędzi takich jak Google Ads, Google Analytics, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag lub podobnych technologii marketingowych.

W określonych przypadkach dane mogą podlegać profilowaniu polegającemu na analizie aktywności użytkownika i dopasowaniu treści marketingowych do potencjalnych zainteresowań użytkownika. Profilowanie nie prowadzi do podejmowania decyzji wywołujących wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających.

Kim są odbiorcy Państwa danych?

Możemy udostępniać Państwa dane osobowe w ramach naszej grupy spółek.

Możemy również udostępniać Państwa dane osobowe naszym dostawcom, partnerom biznesowym i usługodawcom, jeżeli pomagają nam oni w świadczeniu usług, prowadzeniu działań marketingowych, organizacji wydarzeń lub utrzymaniu infrastruktury IT.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

dostawcy usług hostingowych i chmurowych;
dostawcy systemów CRM i mailingowych;
dostawcy usług marketingowych i analitycznych;
operatorzy platform społecznościowych;
kancelarie prawne, audytorzy i doradcy;
organizatorzy wydarzeń i webinarów;
banki, ubezpieczyciele i operatorzy płatności;
organy administracji publicznej oraz inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.

Wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe działają na podstawie odpowiednich umów oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Na przykład, w przypadku udziału w wydarzeniu/programie, możemy udostępnić Państwa dane osobowe organizatorowi/sponsorowi tego wydarzenia/programu. W innych przypadkach i bardziej ogólnie możemy udostępniać Państwa dane osobowe dostawcom usług hostingowych naszych stron internetowych, naszym audytorom i biegłym rewidentom, naszym doradcom prawnym, naszym ubezpieczycielom, naszym należycie upoważnionym partnerom, usługodawcom i podwykonawcom, z których usług możemy korzystać w celu prowadzenia naszej działalności, organom podatkowym i organom zabezpieczenia społecznego, organom publicznym, w stosownych przypadkach.

Przekazywanie danych

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy („EOG”), w szczególności do państw, w których znajdują się dostawcy usług technologicznych, analitycznych lub marketingowych współpracujących z H/Advisors, w tym do Stanów Zjednoczonych Ameryki oraz innych państw, w których siedziby mają dostawcy usług technologicznych.

W przypadku transferu danych poza EOG podejmujemy odpowiednie środki mające na celu zapewnienie właściwego poziomu ochrony danych osobowych, w szczególności poprzez stosowanie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony lub innych mechanizmów zgodnych z RODO.

Mają Państwo prawo uzyskać informacje o stosowanych zabezpieczeniach dotyczących transferu danych.

Linki do stron internetowych podmiotów trzecich

Strony internetowe lub usługi H/Advisors mogą zawierać linki do aplikacji, produktów, usług lub stron internetowych podmiotów trzecich. Jeśli użytkownik skorzysta z tych linków, opuści stronę internetową H/Advisors .

H/Advisors nie kontroluje tych stron internetowych ani ich praktyk dotyczących prywatności, które mogą różnić się od naszych praktyk. Nie popieramy ani nie składamy żadnych oświadczeń dotyczących stron internetowych stron trzecich. Dane osobowe przekazane tym podmiotom nie są objęte niniejszą Polityką. H/Advisors nie ponosi odpowiedzialności za dane osobowe, które zdecydują się Państwo przekazać podmiotom trzecim.

Administrator nie ponosi odpowiedzialności za treści oraz polityki prywatności podmiotów trzecich.

Zachęcamy do zapoznania się z polityką prywatności każdej strony internetowej, z którą wchodzą Państwo w interakcję i przed przekazaniem danych oraz przed wyrażeniem zgody na gromadzenie lub wykorzystywanie Państwa danych osobowych.

Możemy również udostępniać linki do mediów społecznościowych, które umożliwiają użytkownikowi interakcję z H/Advisors na różnych portalach społecznościowych. Korzystanie z tych funkcji może skutkować gromadzeniem lub udostępnianiem danych dotyczących użytkownika, w zależności od wybranej funkcji, zgodnie z zasadami obowiązującymi u operatorów tych platform. Zachęcamy do zapoznania się z polityką prywatności i ustawieniami portali społecznościowych, z których użytkownik korzysta, aby upewnić się, że rozumie, jakie dane mogą być gromadzone, wykorzystywane i udostępniane przez te serwisy. Jeśli publikujesz, komentujesz, wyrażasz zainteresowanie lub udostępniasz dane osobowe, w tym zdjęcia, na jakimkolwiek forum publicznym.

W niektórych przypadkach H/Advisors oraz operator platformy społecznościowej mogą działać jako współadministratorzy danych osobowych, zgodnie z art. 26 RODO, w szczególności w zakresie statystyk stron i działań marketingowych.

Państwa prawa w zakresie ochrony danych

Mają Państwo określone prawa w odniesieniu do swoich danych osobowych. Będziemy rozpatrywać wszelkie wnioski o skorzystanie z tych praw zgodnie z obowiązującym prawem.

Przysługuje Państwu:

Prawo dostępu do danych;

Jako osoba, której dane dotyczą, możesz mieć dostęp do danych osobowych, które H/Advisors posiada. Otrzymasz dostęp do swoich danych osobowych niezależnie od lokalizacji przetwarzania i przechowywania danych;

Prawo do sprostowania danych;

Jeśli Państwa dane osobowe są nieprawidłowe lub niekompletne, mogą Państwo zażądać ich poprawienia.

Prawo do usunięcia danych;

Możesz poprosić o usunięcie swoich danych osobowych.

Prawo do ograniczenia przetwarzania;

Masz prawo zażądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, gdy jest to dozwolone przez obowiązujące przepisy prawa i regulacje.

Prawo do przenoszenia danych;

Jeśli spełniasz warunki określone przez obowiązujące przepisy prawa i regulacje, masz prawo do otrzymania podzbioru swoich danych osobowych i przekazania go z H/Advisors do innego administratora danych.

Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
Prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie;
Prawo wniesienia skargi do podmiotu nadzorującego przetwarzanie danych osobowych – w Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wszelkie wnioski dotyczące wyżej wymienionych praw oraz pytania dotyczące niniejszej Polityki można kierować na adres:

[email protected].

Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 1 miesiąca od otrzymania żądania. Administrator może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek.

Bezpieczeństwo danych

H/Advisors stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnionym ujawnieniem.

W szczególności stosujemy rozwiązania zapewniające bezpieczeństwo systemów IT, kontrolę dostępu do danych, szyfrowanie transmisji danych oraz procedury zarządzania incydentami.

Zmiany w niniejszej Polityce

H/Advisors zastrzega sobie prawo do modyfikowania niniejszej Polityki w razie potrzeby, w szczególności w celu dostosowania jej do zmian przepisów prawa, wymagań organów regulacyjnych, praktyk rynkowych, technologii lub wymogów organów ochrony danych.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie internetowej https://h-advisors.global.

Ostatnia aktualizacja: kwiecień 2024